Polityka prywatności

Projekt do przeglądu prawnika. Brakujące dane stoją w nawiasach kwadratowych.

1. Administrator

Administratorem danych jest Maciej Sielakow, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ([nazwa firmy do uzupełnienia], NIP [NIP do uzupełnienia], adres [adres do uzupełnienia]). Kontakt w sprawach danych: pomoc@paynook.pl.

2. Jakie dane przetwarzam

• adres e-mail i skrót hasła (samo hasło nie jest nigdzie zapisane),
• wyciągi bankowe, które użytkownik wgrywa: transakcje, opisy, kontrahenci, salda,
• faktury pobrane z KSeF na podstawie tokenu albo certyfikatu użytkownika,
• ustawienia gospodarstwa, w tym dane firmy, które użytkownik wpisał,
• dane płatności za abonament: identyfikatory klienta i abonamentu w Stripe, kwota i data każdej płatności oraz NIP, gdy został podany przy płatności,
• dziennik logowań: czas, adres IP i przeglądarka.

3. Po co i na jakiej podstawie

1. Prowadzenie konta, liczenie z wgranych danych i abonament: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy (regulaminu).
2. Obowiązki prawne usługodawcy, na przykład rachunkowe i podatkowe, w tym faktury za abonament: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
3. Bezpieczeństwo konta, dziennik logowań, ochrona przed nadużyciami i kopie zapasowe: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora.

Nie profiluję użytkowników i nie podejmuję wobec nich decyzji w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne. Nie sprzedaję danych i nie używam ich do reklamy.

4. Jak chronię dane

Część danych gospodarstwa jest szyfrowana w bazie kluczem gospodarstwa, wyprowadzanym z klucza głównego przechowywanego poza katalogiem strony: treść maili od księgowej i jej adres, numery rachunków kredytów, numery rachunków zapamiętane przy wgrywaniu plików CSV, wyciągi czekające na wskazanie konta, NIP firmy, NIP podany przy płatności, imiona osób w gospodarstwie oraz token i certyfikat KSeF. Opisy transakcji, nazwy kontrahentów i numery rachunków kont z wyciągów są w bazie jawne, chronione dostępem do serwera i bazy. Adresy e-mail i sekret drugiego składnika są szyfrowane osobnym kluczem usługi, a wyszukiwanie po adresie idzie przez skrót. Połączenia z usługą są szyfrowane.

5. Kto przetwarza dane

• hosting: zenbox, serwery w Polsce,
• Ministerstwo Finansów jako operator KSeF, z którego pobieram faktury na podstawie upoważnienia użytkownika,
• Stripe Payments Europe, Ltd. [adres do uzupełnienia] jako operator płatności za abonament.

Stripe dostaje od Paynook adres e-mail konta przy pierwszej płatności oraz numer gospodarstwa, plan i okres abonamentu. Na stronie Stripe klient podaje dane karty albo płaci BLIK i może podać NIP do faktury. Dane karty zna tylko Stripe: Paynook ich nie widzi i nie zapisuje. Z płatności Paynook zapisuje tylko identyfikatory Stripe, kwotę, datę i NIP, bez nazwy i adresu klienta.

Stripe może przekazywać dane płatności poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do spółek Stripe w Stanach Zjednoczonych [podstawa i zakres przekazania do przeglądu prawnika: standardowe klauzule umowne albo ramy ochrony danych UE i USA]. Pozostałe dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

6. Jak długo przechowuję dane

Dane gospodarstwa trzymam do usunięcia konta przez użytkownika. Dane nie są kasowane z powodu braku płatności. Konto bez logowania przez 12 miesięcy mogę usunąć po wysłaniu dwóch wiadomości e-mail na jego adres; zalogowanie się po takiej wiadomości zatrzymuje usunięcie.

Zapis płatności w Paynook znika razem z kontem. Faktury za abonament zostają w programie do faktur i w Stripe tak długo, jak wymagają tego przepisy podatkowe [okres do potwierdzenia przez prawnika].

Po usunięciu konta dane znikają z bazy od razu. Kopie nocne, które robię na wypadek awarii, zawierają je jeszcze do 30 dni, po czym są zastępowane nowszymi. Wpisy dziennika logowań usuwane z kontem nie zawierają adresu e-mail.

7. Prawa użytkownika

Użytkownik ma prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia (eksport ZIP z plikami CSV jest w aplikacji) oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Wystarczy napisać na pomoc@paynook.pl.

Użytkownik ma też prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Ciasteczka i zasoby zewnętrzne

Paynook używa dwóch ciasteczek. Ciasteczko sesyjne paynook_sesja utrzymuje zalogowanie i znika po zamknięciu przeglądarki. Ciasteczko PGTRYB zapamiętuje na 90 dni, czy ostatnio był oglądany Dom, czy Firma; nie zawiera danych osobowych. Nie ma ciasteczek reklamowych ani analitycznych, śledzenia ani zasobów ładowanych z obcych serwerów.

9. Zmiany polityki

Zmieniam politykę, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych. Każda wersja ma datę. Zmiana polityki nie wymaga ponownej akceptacji, bo jest informacją, a nie umową.